仕事中にメモを取っても、あとで見返すと何が書いてあるのかわからないことはありませんか。メモは書き方と整理の仕方を少し工夫するだけで、仕事を進めるための頼もしい道具になります。すぐに使えるコツをご紹介します。
メモの置き場所を一つにまとめる
メモが付箋、ノート、パソコンなどに散らばっていると、必要なときに探す手間がかかります。まずは、メモの置き場所を一つにまとめることを意識しましょう。手書き派なら一冊のノート、デジタル派ならパソコンやスマートフォンのメモ機能のどれか一つに決めます。外出先で別の場所に書いた場合も、その日のうちにメインの置き場所へ書き写すようにすると、情報がばらばらになるのを防げます。置き場所が決まっていれば「あの話はどこに書いたかな」と探し回る時間が減り、目の前の仕事に気持ちを向けやすくなります。
日付と見出しを最初に書く
メモを取るときは、本文の前に日付と短い見出しを書く習慣をつけましょう。「10月5日 A社打ち合わせ」のように書いておくだけで、あとから探すときの手がかりになります。また、内容は文章で長く書くよりも、要点を短く箇条書きにするほうが見返しやすくなります。聞き取れなかった部分や確認が必要な点には印を付けておくと、あとで質問すべきことが一目でわかります。
やることには記号を付けて区別する
メモの中には、単なる記録と、自分が対応すべきことが混ざりがちです。そこで、やるべきことの頭には四角の記号を付け、終わったらチェックを入れるといったルールを決めておきましょう。記録と作業が区別されるだけで、対応漏れに気づきやすくなります。期限がある作業には日付も添えておくと、優先順位を考えるときの材料になります。自分なりの記号を三つ程度に絞ると、迷わず使い続けられます。
一日の終わりに見返す時間をとる
メモは書いて終わりにせず、一日の終わりに数分だけ見返す時間をとりましょう。済んだ作業にチェックを入れ、残った作業は翌日の予定に書き写します。不要になったメモには線を引いておくと、次に見返すときに迷いません。見返す習慣があると、メモの内容が頭の中でも整理され、翌朝の仕事にスムーズに取りかかれるようになります。
まとめ
メモ術で大切なのは、置き場所を一つにまとめ、日付と見出しを付けて要点を箇条書きにすることです。やることには記号を付けて記録と区別し、一日の終わりに見返す時間をとれば、対応漏れを減らしやすくなります。特別な道具は必要ありませんので、明日のメモから少しずつ試してみてください。
